Organisme de formation : comment mettre en place la dématérialisation ?

Aujourd’hui, un organisme de formation efficace est celui qui a réussi sa transition numérique. Il peut mieux répondre aux besoins de ses apprenants, traiter dans de brefs délais leurs demandes et conserver en toute sécurité ses données. Si vous souhaitez avoir un centre d’apprentissage de ce type, optez aussi pour la dématérialisation. Comment mettre en place un tel système ?

Identifiez les domaines dans lesquels la dématérialisation peut être mise en œuvre dans votre organisme

La mise en place d’un processus de dématérialisation se fait en plusieurs étapes. La première phase consiste à identifier tous les domaines de votre organisme de formation favorable à ce changement. Pour y arriver, il faudra mener une étude du système de votre centre d’apprentissage. Cela doit être en fait en tenant compte de vos besoins, des défis majeurs à relever, du budget défini pour ce processus, etc. Prendre en compte ces différents paramètres vous donne la possibilité de déceler les domaines prioritaires de votre organisme qu’il faut numériser.

Procéder ainsi vous permet de gagner du temps et d’éviter des pertes d’argent inutiles. De ce fait, si vous ne disposez pas des qualifications requises pour mener à bien ce projet, le mieux serait de le confier à un professionnel du milieu. Le choix de ce spécialiste doit être fait avec le plus grand soin.

Centre de formation

Quels processus actuels pourraient être remplacés par des solutions numériques ?

Les processus d’un organisme de formation qui pourraient être remplacés par des solutions numériques sont nombreux.

La certification et la gestion administrative de votre organisme

Il est possible de numériser la mise à disposition et l’authentification de vos certificats de fin de formation. Il suffit d’adopter les bons outils comme celui à découvrir sur www.procertif.com pour ne plus perdre de temps dans la délivrance de ces attestations. De même, une gestion électronique des inscriptions, éditer électroniquement vos factures ou vos contrats électroniques peut être envisagé dans un organisme de formation. Avec ce type de gérance, vous pouvez réaliser d’importantes économies et exécuter toutes vos tâches dans de brefs délais.

L’établissement des supports pédagogiques et des évaluations

Comme cela se fait déjà dans plusieurs universités françaises et du monde, vous pouvez décider de créer un espace virtuel dédié à la gestion de vos supports pédagogiques. Sur ce dernier, vos étudiants pourront avoir accès aux supports de cours, aux exercices, etc. mis en ligne par leurs différents enseignants. Les évaluations peuvent aussi être faites en ligne. Pour y arriver, il suffit de bien encadrer ce secteur pour éviter des cas de tricherie, et d’opter pour des épreuves adaptées à ce type de processus. Vous pouvez même aller plus loin en automatisant la correction des épreuves. Ainsi, à la fin d’une évaluation, chaque étudiant peut connaître systématiquement sa note.

Les autres domaines à dématérialiser dans un organisme de formation

Dans un centre d’apprentissage, la comptabilité peut être dématérialisée. Vous pouvez adopter des solutions numériques permettant de mieux gérer les finances de votre structure de formation. La gestion des ressources humaines est également un secteur à ne pas négliger. Le suivi des apprenants, la gestion du temps, la mise en place des animations scolaires, les échanges entre formateurs et étudiants… peuvent être faits en ligne. Il suffit de trouver les bons outils technologiques, de superviser leur mise en place et d’assurer leur maintenance pour avoir de bons résultats.

Élaborez un plan d’action qui définit les buts et les objectifs de la dématérialisation

La dématérialisation d’un organisme de formation, peu importe son envergure, est un processus à faire avec le plus grand soin. Afin d’éviter des dérives, nous vous conseillons de définir les objectifs à atteindre à court, moyen et long terme. Cela évite de naviguer à vue et de perdre son temps dans la réalisation des tâches non prioritaires. Pour connaître le but de la dématérialisation, maîtriser les raisons pour lesquelles vous souhaitez la mettre en place est essentiel. En clair, vous devez au préalable sélectionner vos besoins les plus importants. Ce travail doit être minutieusement fait ; ici, pour aller plus vite, il faut associer tous vos collaborateurs.

Pensez à établir un calendrier de mise en œuvre avec des échéances pour chaque étape du processus

Pour mesurer l’état d’avancement d’un processus de dématérialisation, il faut avoir une référence. C’est pour cela que vous devez absolument établir un canevas ou un calendrier d’exécution. Il permettra de savoir avec une certaine exactitude quand, comment et pourquoi il faut exécuter une tâche avant une autre.

De ce fait, au moindre problème, vous pouvez clairement identifier l’origine du blocage. Ainsi, vous pouvez adopter les mesures pour y remédier. Un tel échiquier est important pour situer les responsabilités et surtout pour limiter les retards. Au vu de son importance, ce calendrier de mise en œuvre doit être établi par un professionnel. Ce dernier dispose des compétences techniques pour réaliser ce type de tâche. Toutefois, pour que tout se passe bien, vous devez choisir le bon profil et lui donner des directives très précises.

centre de formation

Formez l’ensemble du personnel aux nouveaux protocoles et technologies

La transition numérique de votre organisme de formation ne peut pas être optimale si votre personnel n’est pas formé à utiliser les nouveaux protocoles et outils technologiques mis à sa disposition. En effet, pour profiter au maximum des investissements réalisés, former votre personnel administratif et non administratif est capital. De cette manière, vous serez certain que vos collaborateurs utiliseront efficacement ces solutions et seront plus productifs.

Au vu des enjeux, la formation de votre personnel doit être assurée par des spécialistes. Misez sur un centre avec de bonnes références en la matière. Il doit aussi être agréé, fiable et disposer d’une équipe compétente. Pour en trouver, il faudra surtout opter pour des recommandations auprès d’autres organismes de formation ayant réussi leur dématérialisation. À défaut, menez votre propre enquête sur internet et avec des critères de sélection précis, comparez plusieurs structures pour sélectionner celle qui va vous accompagner. Si vous n’avez pas le temps de réaliser cette action, adressez-vous à un cabinet ou un prestataire capable de le faire. Avec ce système, la garantie que votre professionnel soit formé dans de bonnes conditions est un acquis.

Photo of author

Alexandre Martin