La présentation de projet, de façon synthétique, demande la rédaction d’une note de cadrage. Cette dernière s’écrit par les acteurs responsables du projet, qui y précisent les objectifs à atteindre. Bien qu’elle ne soit pas une obligation, la note est utile pour un projet web et communication. Qu’est-ce en réalité une note de cadrage et comment la réaliser ?
En quoi consiste une note de cadrage projet et à qui l’adresser ?
La note de cadrage est un dossier qui comporte des détails précis sur l’ensemble du projet. Vous y retrouverez la nature de ce dernier ainsi que son contour. Elle contient aussi la planification du projet et les outils nécessaires à son exécution. Le rédacteur doit également y ajouter les contraintes et les ressources qui permettront de concrétiser le projet. Certains dossiers comportent aussi le lieu de réalisation du projet.
Les personnes destinées à lire la note de cadrage doivent avoir de la facilité à comprendre son contenu. Elle s’adresse d’abord aux affiliés au projet. Il s’agit :
- du chef de projet
- des associés
- des membres de la cellule de gestion
- du sponsor.
À ceux-ci s’ajoutent les directeurs de société. Lorsque ce n’est pas le rédacteur qui veut réaliser le projet, la note cadrage se transmet au client.
Quel est le contexte, l’origine, les objectifs et les enjeux du projet web et communication ?
Avant de mettre en place votre projet web et communication, vous devez justifier sa raison d’être. Cela consiste à fournir les arguments qui vous encouragent à vouloir réaliser un tel projet. Vous devez ensuite préciser son origine en donnant les conditions dans lesquelles l’idée est née.
Dans la note de cadrage, il s’avère impératif de fixer les objectifs spécifiques (techniques) du programme. Ces derniers seront développés dans le cahier de charge. Il convient également de détailler les objectifs financiers (somme à dépenser) du projet. Outre les objectifs, vous devez présenter le processus temporel.
Les enjeux du projet web et communication concernent les conditions à respecter pour son bon déroulement. Il peut aussi être question de la méthode à suivre pour l’usage des ressources financières et matérielles.
Quels sont le contour, le planning et les délais de réalisation de ce projet ?
À travers la note de cadrage, le destinataire doit pouvoir connaître les limites de votre projet. Il vous revient à circonscrire un cadre au sein duquel le web et la communication pourront se développer. Ce faisant, vous définissez avec précision les actions à mener. Vous fournissez aussi des détails sur les tâches secondaires. C’est-à-dire celles qui n’interfèrent pas directement avec ce projet.
Pour que les délais soient respectés, vous devez établir un planning. Ce dernier comporte la date de mise en œuvre de chaque phase du projet. Il s’élabore de la date de fin à celle du début du projet. Il doit tenir compte des imprévus liés au temps. En faisant usage de cette planification, chaque acteur sait à quel moment il doit agir. Il connaît aussi les délais à respecter pour que le projet aboutisse.
Quelles sont les ressources et les exigences liées à un tel projet ?
Les ressources qui doivent figurer dans la note de cadrage sont humaines, matérielles et financières. Les atouts humains constituent la main-d’œuvre essentielle à l’implémentation du projet. Pour le domaine du web et de la communication, il peut s’agir d’un professionnel en communication. Vous pouvez aussi prévoir un technicien en informatique pour créer des sites.
Concernant les avoirs matériels, ils doivent prendre compte des outils et logiciels à utiliser. Le web et la communication nécessitent l’usage d’ordinateur. Sur ce dernier, vous mettrez vos différentes plateformes et les réseaux de transmission d’informations.
Quant aux capacités financières, elles concernent les fonds qu’il faut. C’est une somme d’argent que fournissent les associés et les chefs d’entreprise. Elle doit être répartie en fonction du personnel à embaucher et des matériels à utiliser. La valeur de ce capital varie selon l’ampleur du projet.
Qu’en est-il des risques et de l’organisation de ce projet ?
Il s’avère impératif d’ajouter à une note de cadrage les faiblesses de votre projet web et communication. Elles peuvent être associées au non-respect des délais de réalisation du projet ou au manque de matériel. Les risques peuvent aussi être liés à une mauvaise interaction entre les différents acteurs. Il vous faudra donc détecter ces insuffisances afin de les éviter. Cependant, certains risques ne peuvent être éliminés. Il faut pouvoir les anticiper et savoir comment gérer.
L’organisation du projet doit tenir compte des méthodes de partage d’information entre les équipes. Il vous faut aussi définir les périodes d’intervention de la cellule de pilotage. Lorsque vous finissez de rédiger votre note, vous devez veiller à ce qu’elle soit exempte de fautes (grammaires, orthographe…).
Une fois la note de cadrage validée, vous pouvez lancer votre projet web et communication. Par ailleurs, vous devez aussi écrire un cahier de charge et un plan de gestion.
