Se retrouver seul face à différentes tâches peut parfois être fastidieux. Il est actuellement difficile de travailler sans se distraire. Pour mieux gérer vos priorités, il vous est indispensable de hiérarchiser et d’organiser votre travail. Pour cela, il existe de nos jours différents modèles de gestion de temps pour vous aider à reprendre la main sur vos heures de travail et à vous concentrer sur les tâches les plus pertinentes. La matrice d’Eisenhower en est l’un des plus connus.
Qu’est-ce que c’est la matrice d’Eisenhower ?
Gérer efficacement votre temps de travail vous permet non seulement de mieux hiérarchiser vos activités au fil de la journée, mais aussi d’améliorer votre productivité. Ainsi, vous aurez plus de temps à vous consacrer (pour vous détendre et prendre soin de vous). Effectivement, il est essentiel que vous sachiez identifier les tâches importantes, quelle que soit la méthode utilisée.
Cette étape est cruciale pour vous éviter de vous faire rattraper par le burn-out. Vous en avez déjà sûrement entendu parler. Il se définit comme un état d’épuisement professionnel, physique et mental. D’après une étude en mars 2022, près de 34 % des salariés ont été touchés par ce syndrome.
La Matrice d’Eisenhower a été mise en place pour vous aider à ne pas vous tromper dans l’ordre de vos priorités dans votre organisation quotidienne. En effet, si vous avez été attentif en cours d’histoire à l’école, vous comprendrez qu’il s’agit de l’invention du 34e Président des États-Unis, le Général Dwight D. Eisenhower. Ce personnage se distinguait surtout par sa productivité hors pair. Au cours de ces deux mandats, Eisenhower a mené différents programmes comme la NASA et l’AIEA (Agence Internationale de l’Énergie Atomique).
Cette méthode permet une organisation plus sereine et plus réussie notamment si l’on est à la tête d’une équipe. Très vite, cet outil s’est popularisé. Pendant toute sa carrière, cette grande figure américaine a fait preuve d’une incroyable capacité à rester efficace en dépit de ses responsabilités. Il a su mener à bien son poste même dans des périodes difficiles telles que la Seconde Guerre mondiale. Son efficacité s’explique en fait en grande partie par la matrice qu’il avait lui-même créée, la matrice d’Eisenhower.
Quelles sont les différences entre les tâches importantes et les tâches urgentes ?
La matrice d’Eisenhower est un outil de décision destiné plus précisément à organiser toutes nos tâches selon leur degré d’importance et d’urgence. À cet effet, la matrice spécifie 4 catégories de tâche :
- urgent et important (elle englobe toutes les tâches à traiter instantanément)
- important, mais pas urgent (elle catégorise toutes les tâches à planifier pour plus tard)
- urgent, mais pas important (ce sont les tâches à déléguer)
- ni urgent ni important (ce sont les tâches à éliminer si inutiles ou celles à limiter).
Cette matrice est donc composée de 2 axes, l’un pour le degré d’urgence, et l’autre pour le degré d’importance. Sachant qu’il est impossible de réaliser plusieurs tâches au même moment, vous êtes alors obligé de faire tous les jours ce type d’arbitrage, d’où l’intérêt d’utiliser la matrice d’Eisenhower. Pour faire simple, il s’agit d’un outil simplet et efficace pour gérer ses priorités. Lorsque le temps s’accélère, il devient de plus en plus pratique d’utiliser la Matrice Eisenhower.
Quoique souvent bon nombre de personnes confondent l’urgent et l’important, ces deux termes sont pourtant bien différents. On dit qu’une tâche est urgente lorsqu’elle doit être traitée dans l’immédiat. C’est le type de tâche que l’on doit exécuter dans un plus bref délai. Elle nécessite alors une réaction rapide. Si la tâche n’est pas traitée dans le temps, elle peut engendrer des conséquences nuisibles, voire des répercussions irréversibles.
Quant à la tâche importante, elle fait référence à la tâche qui vous permet d’atteindre vos objectifs. C’est-à-dire qu’une tâche est dite importante lorsqu’elle a un impact sur vos impartiaux sur le long terme. En d’autres termes, l’importance s’impose donc comme une nécessité.
Toutefois, il existe certaines tâches qui peuvent être à la fois importantes et urgentes. Savoir vous situer est essentiel pour distinguer les tâches urgentes des tâches importantes. Autrement, vous pouvez léguer les autres tâches à vos collaborateurs ou les mettre de côté le temps de finir celles qui sont urgentes et importantes. L’utilisation de cet outil est plus pratique que le fameux « To Do List ».
Que faut-il mettre dans les 4 quadrants de la matrice d’Eisenhower ?
Aujourd’hui, la matrice d’Eisenhower est plus que jamais très utile. Pertinente, elle vous facilite la prise de décision. À l’aide de quatre cadrans, vous allez pouvoir lister et répertorier les tâches à réaliser aujourd’hui. Aussi, vous pouvez les traiter efficacement.
Cette matrice est applicable dans de nombreux domaines, aussi bien dans votre vie professionnelle que personnelle. Par ailleurs, pour remplir la matrice, il est important que faire preuve d’objectivité. Basez-vous dans la mesure du possible sur des éléments concrets et factuels.
Voici comment y procéder :
1er quadrant : tâches urgentes et importantes
- les tâches à réaliser immédiatement
- les tâches et éléments qui ont un impact sur vos objectifs
- les travaux qui ont des effets directs sur l’avancée de votre projet
- un problème à résoudre urgemment
- les appels/courriels importants qui doivent être traités rapidement.
2e quadrant : tâches importantes, mais non urgentes
- les missions qui n’ont pas d’échéance proche
- les tâches à planifier sur les semaines à venir
- les périodes consacrées à la veille stratégique.
3e quadrant : tâches urgentes, mais non importantes
- le traitement de certaines actions : appels téléphoniques, mails ou autres
- les tâches qui sont importantes pour d’autres, mais qui ne le sont pas pour vous
- les contenus que vous pouvez mandater à une tierce personne.
4e quadrant : tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes
Ce dernier quadrant concerne toutes les tâches inutiles que vous pouvez abandonner. Elle réunit les mauvaises habitudes, les distractions, les hésitations chronophages et les ruminations.
