L’autoévaluation est un processus qui devrait être au centre de tous projets. L’évaluation consiste à apprendre des leçons en se basant sur les expériences du passé. Ceux-ci serviront de guide aux comportements futurs et les ajusteront. Le SEPO est une méthode parfaitement adaptée pour cette tâche. Qu’est-ce que la SEPO et quelles sont ses utilités ?
La matrice SEPO : Qu’est-ce que c’est ?
Les tentatives d’auto-évaluation se basent pour la plupart sur les observations d’autres personnes, ce qui les rend lourds. Ils n’arrivent pas faire ressortir les opinions des personnes concernées. Pour éviter tout ceci, des outils sont disponibles et permettent de faire le travail de manière impeccable. Le SEPO est le plus utilisé.
De l’anglais SWOT (Success – Weaknesses – Potentials – Obstacles), la matrice SEPO est un outil d’auto-évaluation prospectif et d’évaluation pour tout type de projets. Il permet de tirer les avantages des expériences vécues dans l’optique d’améliorer la performance d’une équipe lors des missions à venir. Il est utilisé principalement de manière participative pour que chaque membre de l’équipe puisse profiter de la démarche.
La matrice SEPO (Succès – Échecs – Potentialités – Obstacles) a été élaborée lors de la coopération avec les projets et a démontré sa valeur dans la pratique.
L’analyse SEPO présente quatre dimensions du sujet traité :
- les réussites,
- les problèmes ou échecs,
- les potentialités,
- les obstacles rencontrés.
En faisant une observation du passé, on peut discuter des succès et échecs d’un projet en se projetant vers l’avenir, on peut évaluer les potentialités du projet et les obstacles qu’il pourra rencontrer.
Dans la phase de planification d’un projet, il est fréquemment utilisé. Cette méthode pousse les parties prenantes concernées à donner de leurs expériences, échecs, attentes et craintes par rapport aux changements futurs. Elle permet à tous les acteurs impliqués dans un projet d’avoir la même vision.
L’outil SEPO est assez simple. Il est constitué de deux colonnes et deux lignes, ce qui constitue une matrice à 4 cases (Succès, Potentialités, Échecs et Obstacles). Dans cette matrice, l’équipe va classer les avis de tous des membres d’une équipe : leurs expériences, ressentis, opinions, attentes, alertes à propos du projet ou de l’action concerné. La matrice SEPO sert de base pour la démarche d’identification et de tri des avis du groupe.
Quelles sont les utilités de la matrice SEPO
La matrice SEPO est simple et a l’avantage d’être compréhensible, même dans un contexte interculturel. Elle comporte plusieurs avantages et peut-être utile sur plusieurs plans.
Auto-évaluation
Quand, on prend l’Auto-évaluation, le SEPO se montre en pratique être une méthode flexible, qui peut être adaptée. La procédure permet l’enregistrement de perceptions différentes, et conduit l’attention de tout le monde vers l’action commune.
À ce niveau, le SEPO facilite :
- la description de différentes expériences par les différentes personnes concernées
- l’évaluation participative des expériences et des perceptions
- le respect des expériences, des opinions et des estimations des groupes marginaux
- la découverte d’un langage commun et de solutions aux problèmes
- l’approche à l’autoévaluation et l’élaboration d’un système d’évaluation intégrée, ce qui renforce une mise à l’essai indépendant par les personnes concernées
- le lien entre l’évaluation (la révision) et l’ajustement des objectifs et de la planification.
Pour résumer, le SEPO fait des personnes concernées des partenaires et fait la promotion d’une conduite responsable.
Promotion de l’autonomie
En ce qui concerne la promotion de l’autonomie, le débat sur les procédures d’évaluation tourne pour la plupart autour de la question des indicateurs (points de référence) et le traitement de l’information.
Pour l’auto-évaluation, ces questions ne sont pas d’une grande importance. Néanmoins, ce qui est capital est qu’une équipe de projet ou un maître d’œuvre a la chance de tirer de la motivation de l’autoévaluation. Celle-ci doit devenir un processus d’apprentissage planifié qui fait la promotion de l’autonomie et qui contribue donc à la pérennité du projet.
Il est évident que la procédure SEPO seule ne peut réaliser tout cela. Elle a des limites. Cependant, elle peut faciliter l’avancement du projet dans ce sens, et servir de clé pour les projets pilotes. L’application de SEPO est basée sur les valeurs suivantes :
- fonder sur les connaissances des participants à un projet et sur leur capacité à diriger et à évaluer leur travail eux-mêmes
- créer la possibilité pour les acteurs de voir l’effet de leur travail à la réalisation des objectifs du projet.
- permettre d’établir si les dépenses d’énergie et l’investissement matériel sont
- efficaces et rentables
- donner aux acteurs l’opportunité de voir le contexte dans un cadre temporel et spatial plus large et de voir au-delà des objectifs c.t. du projet
- développer et renforcer la conscience de la responsabilité commune/communautaire.
Les valeurs présentées ici caractérisent l’atmosphère générale d’un projet où la coopération se base sur des relations solides.
Bien qu’étant utile pour l’auto-évaluation et la Promotion de l’autonomie, SEPO s’avère être très utile dans la planification.
Ainsi la procédure SEPO peut être utile lors de la planification. Effet, elle facilite l’approche de la planification. Elle permet aux personnes concernées d’exprimer leurs expériences, leurs déceptions, leurs espoirs et leurs peurs, pour des changements éventuels dans le futur. De plus, elle révèle les diverses visions des acteurs, et rend la compréhension plus accessible à tout le monde.
En outre, elle facilite la recherche d’intérêts et de valeurs communs. En fin, elle établit un lien entre la révision du passé et le regard vers le futur afin de mettre en œuvre des actions communes.
Quelles sont les étapes d’une analyse SEPO
Les étapes pour l’analyse d’un projet en utilisant SEPO :
- Identifier le projet qui doit être réalisé. S’assurer que tous les acteurs sont au même niveau de compréhension en ce qui concerne le projet à analyser.
- Effectuer l’analyse en elle. Il faut en avance créer une matrice dans laquelle se trouvent les quatre compartiments du SEPO : « Succès », « Échecs/Problèmes », « Potentialités » et « Obstacles », et pour le SWOT : « Forces », « Faiblesses », « Opportunités » et « Menaces ».
- Formuler une question directrice qui va diriger l’analyse. Les questions directrices commencent souvent par « comment évaluons-nous… ? »
- Compiler, une fois que les réponses ont tari. Dans chaque grille de la matrice, les réponses ayant rapport au même thème ou domaine seront classées dans le même groupe.
Recherche d’explications, enseignements tirés ou idées de projets. Les thèmes à traiter en priorité sont analysés en profondeur. Ces analyses ont pour but de formuler des conclusions cohérentes qui serviront à alimenter le processus de planification.
La question fondamentale pour l’analyse est « pourquoi ? ». Chaque réponse obtenue peut à nouveau être analysée en posant la question « pourquoi ? » pour arriver à une compréhension plus approfondie.
Il est possible d’utiliser plusieurs autres questions comme « quand ? », « quoi ? », « qui ? », « comment ? », « combien ? ».
Les échecs, quant à eux, doivent être analysés avec une grande importance et ceci très minutieusement, car il pourrait énormément affecter la planification du projet.
L’analyse des problèmes et de leurs causes donnera des indications importantes pour parvenir à obtention des solutions.
L’analyse des échecs qui se sont produits lors des phases précédentes permettra d’avoir des « enseignements tirés » qui devront être pris en compte lors de la planification de la prochaine phase. Pour ce qui est des potentialités, elles seront comme le fil conducteur du projet, car ils montreront les axes sur lesquels il faudra se focaliser.
Le SEPO est un outil très performant puisqu’elle permet l’analyse de projet suivant les quatre axes :les réussites , les problèmes ou échecs, les potentialités et les obstacles rencontrés.
