La gestion d’un parc automobile répond à de nombreux enjeux, dont la réduction des dépenses, l’objectif du gestionnaire étant d’optimiser les coûts logistiques en se focalisant notamment sur les postes de dépenses qui nécessitent une amélioration. Autrement dit, un logiciel s’avère indispensable pour le suivi d’exploitation.
Un logiciel peut vous aider à mieux gérer votre flotte automobile
Les logiciels visent à répondre aux besoins spécifiques des professionnels tels que les gestionnaires de parc automobile. Ce type d’outil facilite en effet la gestion de la flotte de véhicules ainsi que la gestion des locations. Outre les avantages en termes de logistique, gérer efficacement une flotte automobile contribue à la sécurité des utilisateurs.
Pour aller plus loin, le recours à un logiciel de gestion permet de garantir le bon fonctionnement des différents flux. Le suivi s’effectue généralement via une interface intuitive et conviviale. Le gestionnaire du parc dispose d’un tableau de bord où il peut ajouter, modifier ou supprimer des véhicules. Quelques clics suffisent pour suivre leurs historiques ainsi que les informations relatives aux entretiens réalisés.
Pour prendre en charge les différents contrats de location
La prise en charge des contrats de location s’avère plus facile via un logiciel dédié. Cet outil se doit d’être fonctionnel et intuitif. Il facilite le suivi des tâches quotidiennes, la centralisation des données de locations. Les contrats de location sont systématiquement enregistrés, tout comme le kilométrage et les amendes pour chaque véhicule.
Cette solution contribue au gain de temps puisque les réservations s’effectuent en quelques minutes. Les documents juridiques prêts à l’emploi tels que les devis, les contrats ou encore les conditions générales de location sont disponibles si besoin. Aussi, investir dans un outil de gestion se révèle rentable sur le long terme. Effectivement, une mauvaise gestion de la flotte engendre des conséquences opérationnelles et stratégiques et vous risqueriez de perdre de l’argent et d’entraver la satisfaction des clients.
Location automobile : un logiciel dédié peut-il vous aider à créer des factures ?
En pratique, les factures de location de véhicules se déclinent en format papier ou en format électronique. La facture électronique implique une signature électronique. En d’autres termes, l’utilisation d’un logiciel répond aux conditions de sécurisation, d’inaltérabilité, de conservation et d’archivage de données imposées par la loi. La facturation d’une location de véhicule repose sur un processus complet qui s’enchaîne par le suivi et le recouvrement. La gestion de la facturation via un logiciel présente de nombreux avantages, à commencer par le gain de temps, l’automatisation des tâches et le stockage des données.
Il ne faut pas omettre le côté pratique puisque les données demeurent accessibles sur tablette, ordinateur ou smartphone. Cette solution répond parfaitement aux contraintes de mobilité des gestionnaires de flotte. Ajoutez-y le tableau de bord qui relate les différentes étapes de la location, de la réservation au transfert vers le service comptabilité, en passant par l’établissement du contrat de location. Toutefois, les mises à jour s’avèrent nécessaires lorsque la législation change. Il est donc judicieux de choisir un logiciel qui répond aux besoins du métier et à l’activité de location automobile.
