À l’ère du digital et avec le développement du télétravail, les entreprises doivent désormais adopter des outils numériques performants. L’amélioration de l’expérience digitale est devenue un enjeu majeur. L’objectif est de faciliter la collaboration et d’optimiser la communication de manière sécurisée. En ce sens, les intranets modernes peuvent aider à atteindre ces objectifs. La création d’un digital workplace sûr est donc élémentaire pour beaucoup d’entreprises, mais cela peut être difficile à réaliser. Comment déployer un digital workplace fiable dans votre entreprise ?
Définissez les besoins de votre espace numérique de travail
Pour déployer un digital workplace, commencez par déterminer les besoins de vos salariés. Il faudra vous poser les bonnes questions afin de définir clairement vos attentes et de dégager les objectifs du projet. Souhaitez-vous moderniser les processus de travail ou faciliter la communication interne ?
Le digital workplace est principalement destiné aux employés, mais aussi aux dirigeants. Vous devez définir au préalable les besoins de ces derniers pour choisir les fonctionnalités adaptées. N’hésitez pas à inviter les utilisateurs potentiels à des ateliers de conception, car ils constituent une source d’information inestimable.
D’après le média Républik IT, différentes méthodes peuvent être utilisées pour la conception d’un digital workplace. On peut citer la technique du design thinking qui s’appuie sur les besoins des utilisateurs pour générer des solutions innovantes.
En vous concentrant sur l’innovation collaborative et la co-conception, il vous sera facile de répondre aux besoins des différents collaborateurs. À l’issue de cette phase, vous serez en mesure d’identifier les besoins et les objectifs du projet, ainsi que la structure de l’intranet.
Travaillez en équipe
Pour la mise en place d’un digital workplace, une équipe dédiée est indispensable. À cet effet, nous vous conseillons de former une équipe de deux ou trois personnes aux profils complémentaires. En plus de gérer le projet, celle-ci va travailler avec les différents acteurs concernés.
Pour impliquer le personnel dans la création du digital workplace, il vous faudra l’appui de vos associés, si vous en avez. Vous devrez communiquer avec ces derniers à chaque phase. De même, les utilisateurs finaux doivent être impliqués dès le début afin de réduire les éventuelles réticences. Cela permettra par la même occasion de vous assurer que votre digital workplace répond aux besoins et aux problèmes des utilisateurs.
Investissez dans des systèmes et des logiciels de réseau sécurisés
La mise en place d’un digital workplace se fait étape par étape. Qu’il s’agisse d’une solution prête à l’emploi ou développée en interne, vous devez choisir un espace numérique de travail capable de répondre aux attentes et aux besoins identifiés. Grâce à cela, les utilisateurs pourront comprendre et reconnaître plus facilement la valeur ajoutée de cette solution.
Après cela, il faudra paramétrer les différents outils numériques afin d’atteindre les objectifs fixés. N’oubliez pas de faire un test pour procéder aux ajustements nécessaires et optimiser le digital workplace avant son lancement dans l’entreprise.
Accompagnez la transition numérique
Il a été démontré que 55 % des employés déclarent ne pas être suffisamment associés à la prise des décisions qui les concernent. De plus 61 % attendent davantage de soutien pour les projets de changement.
La gestion du changement peut donc considérablement impacter la mise en œuvre d’un environnement de travail numérique. Soyez donc proactif et développez une stratégie dédiée. En accompagnant les travailleurs dans cette transition, vous pourrez aussi maximiser l’utilisation de la plateforme et le retour sur investissement.
Pour ce faire, il est possible de présenter la solution de digital workplace lors d’une réunion d’équipe. Par la suite, fournissez la documentation nécessaire aux collaborateurs et proposez une formation accessible à tous. Désignez également une personne de contact pour les demandes de renseignements.
Formez votre personnel à l’importance des processus de sécurité numérique
La formation du personnel est essentielle si vous voulez faciliter l’adoption d’un digital workplace dans l’entreprise. En effet, la mise en place d’une telle solution est coûteuse, mais l’incompétence numérique des employés présente aussi des coûts en termes de productivité, d’engagement et de compétitivité.
Heureusement, des modules de formation peuvent être déployés à grande échelle tout en s’adaptant aux défis de la formation 2.0. Par conséquent, les collaborateurs pourront apprendre à utiliser les outils numériques grâce à des guides interactifs et accessibles à tout moment.
Mesurez l’adoption du digital workplace
La dernière étape de la création d’un lieu de travail numérique est la mesure du retour sur investissement. À ce niveau, il est recommandé de définir des indicateurs de performance (KPI) pour savoir si vous obtenez les résultats escomptés. Pour ce faire, basez-vous sur les objectifs du projet. Par exemple, si vous souhaitez promouvoir la collaboration et renforcer l’utilisation des outils numériques, évaluez le taux d’engagement des employés.
La mise en place d’un digital workplace est donc un projet de grande envergure, mais son succès repose sur de nombreux paramètres. Ce sont notamment l’adéquation des outils numériques aux besoins réels des salariés, l’expérience et l’adhésion des concernés aux nouvelles méthodes de travail. À l’ère de la transformation numérique, un digital workplace est un concept fondamental pour le mode de travail de demain.
