Importation des comptes utilisateurs en début d'année
Cette documentation reprend en grande partie celle réalisée par l'équipe du CRDP de Caen. Quelques modifications ont été apportées afin de répondre aux besoins spécifiques de l'académie de Grenoble.
La génération des comptes va implanter dans l'annuaire des informations sur les utilisateurs :
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la date de naissance
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le nom
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le prénom
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le sexe
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la fonction dans l'établissement (élèves, professeurs ou administratifs)
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l'appartenance aux différents groupes (Classes, Equipes, Cours)
Choix du format du login des utilisateurs.
Avant d'importer les comptes, il convient de réfléchir au format du login des utilisateurs. L'annuaire du Lcs propose 5 uid policies possibles :
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uid policy n°0 : prénom suivi du nom séparés par un point.
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uid policy n°1 : prénom suivi du nom séparé par un point le tout tronqué à 19 caractères.
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uid policy n°2 : première lettre du prénom suivie du nom le tout tronqué à 19 caractères.
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uid policy n°3 : première lettre du prénom suivie du nom le tout tronqué à 8 caractères.
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uid policy n°4 : nom tronqué à 7 caractères suivi de la première lettre du prénom.
Le login préconisé en règle générale est l'uid policy n°4 qui donne un login assez court tout en permettant d'avoir un ordonnancement par ordre alphabétique du nom beaucoup plus pratique. C'est d'ailleurs celle-ci qui est paramétrée par défaut à l'installation du LCS.
L'uid policy est modifiable dans la partie Administration --> Configuration générales --> Paramètres serveurs
Si l'uid policy est modifiée avant une importation annuelle, les logins précédemment créés avec une uid policy différente resteront inchangés.
Génération des comptes des utilisateurs via les fichiers SCONET
Il existe plusieurs façons d'importer des comptes sur LCS. Le but de l'import est de créer les comptes, mais aussi les groupes classes, matières, équipes. Pour cela vous pouvez utiliser l'import via SCONET ou utiliser des fichiers textes (cas des établissements ne disposant pas de SCONET). Vous pouvez alors choisir d'importer les fichiers au format CSV ou XML. Le format XML est conseillé, car plus complet. Vous pouvez vous procurer les fichiers nécessaires auprès de l'administration de l'établissement.
Les fichiers à utiliser sont ElevesSansAdresses.xml pour les élèves que vous devez exporter depuis SCONET. Le fichier relatif aux professeurs s'appelle sts_emp_RNE_2009.xml avec RNE correspondant au RNE de votre établissement, et 2009 à la nouvelle année scolaire.
Pour procéder à l'import, il faut se rendre dans Applications --> Annuaire des utilisateurs --> Générer les comptes de l'annuaire --> Via des fichiers CSV/XML de Sconet et Sts web.
Vous devez, avant de lancer l'import (sur la même page), renseigner les champs suivants :
Préfixe éventuel :
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Cela est utile si vous avez dans le même établissement plusieurs types de structure. Par exemple un lycée et un lycée professionnel. Cela ajoutera aux groupes le type d'établissement. Par exemple si vous mettez LP les groupes classes seront de la forme Classe_LP_2-3. Cette option n'est pas utile si votre établissement ne comporte qu'un lycée ou un LP ou un collège.
Import annuel :
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Cette option est très importante. Le premier import de l'année vous devez cocher cette case. Cela va supprimer les classes existantes et recréer les nouvelles. Cela ne se fait qu'une seule fois. Après il vous est possible de rejouer un import mais alors vous ne devez plus cocher cette case.
Remarque : même si l'établissement comporte deux structures (LEP et LYC par exemple) et qu'il faille faire deux importations, il ne faut cocher "Importation de début d'année" qu'une seule fois, c'est à dire lors de la première importation des membres de la première structure. En effet, la première importation annuelle va détruire tous les groupes de l'annuaire puis les recréer selon les fichiers fournis. Si une deuxième importation annuelle est effectuée, elle cassera tous les groupes créés à la première importation.
Après un import annuel il peut être utile de nettoyer l'annuaire : certains comptes peuvent en effet se retrouver sans groupe (exemple : élèves de terminale de l'année précédant l'import n'ayant pas redoublé), il peut être utile de les visualiser et de les traiter (exemples : suppression, réaffectation à des groupes, ...). Pour cela l'admin du LCS doit utiliser la partie "Annuaire" de la page d'administration du LCS (si besoin consulter la documentation de nettoyage de l'annuaire).
Simulation :
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Permet de voir ce qui va se passer sans modifier l'annuaire LDAP existant.
Générer les fichier CSV :
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Génère les fichiers CSV à partir des fichiers XML. N'est utile que dans de très rares cas.
Afficher les dates et heures dans l'import :
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Permet de connaître le temps nécessaire à l'import et la création des groupes. Cette opération peut être assez longue en fonction du nombre d'élèves et du type de serveur dont vous disposez.
Le mot de passe par défaut d'un nouvel utilisateur est sa date de naissance suivant le format AAAAMMJJ. Il est important de sensibiliser les utilisateurs à l'importance de changer de mot de passe lors de leur première connexion au LCS.
Que faire si le message suivant apparaît : « ERREUR: Le fichier XML professeurs fourni n'a pas l'air d'être un fichier STS/Emploi-du-temps. La deuxième ligne devrait contenir '<STS_EDT>'. » ?
Cette erreur vient probablement du fait qu'il manque un retour à la ligne dans le fichier sts_emp_RNE_2009.xml utilisé pour l'import. Créez une copie de sauvegarde de ce fichier, puis modifiez-le avec un éditeur de texte pour ajouter un retour à la ligne devant <STS_EDT> afin que les 3 premières lignes soient comme ci-dessous :
<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-15"?>
<STS_EDT>
<PARAMETRES>
Vous pouvez alors refaire l'import en utilisant ce fichier modifié pour les professeurs.
Après l'import un email est envoyé à l'admin du LCS, qui récapitule les logins des comptes ainsi créés. Avec la version 2.4 il n'y a pas de moyen facile de récupérer les login/mot de passe d'une classe ; l'enseignant doit donc indiquer à ses élèves comment est construit leur login et quel est le mot de passe par défaut (en n'oubliant pas de leur indiquer de changer de mot de passe à la première utilisation). Pour les cas particuliers (homonymes, noms composés, ...) l'enseignant devra accéder à l'annuaire et faire une recherche avec le nom de l'élève afin de retrouver le login exact.
Pour effectuer une recherche, accéder au menu "Applications" puis "Annuaire des utilisateurs", cliquer sur le lien "Effectuer une recherche".
Indiquer le nom à chercher, ou une partie du nom.
Choisir l'utilisateur recherché et cliquer sur le lien pour accéder à sa "fiche".
Cliquer ensuite sur le lien de modification pour accéder à son login exact.
Il ne reste plus qu'à communiquer le login à l'utilisateur, en ayant, si besoin, réinitialisé son mot de passe (remarque : cette réinitialisation par un membre du groupe Profs ne peut se faire que si l'enseignant a le droit sovajon_is_admin et si l'élève appartient à un des cours dont il a la charge ; voir la documentation sur le changement du mot de passe d'un élève).
